I 5 rischi del pianificare la produzione con Excel

 

La pianificazione dovrebbe lavorare per voi... non il contrario!

25/04/2018

Ancora oggi aziende manifatturiere dotate di ERP, per pianificare e schedulare la produzione, si ritrovano a prendere decisioni importanti su decine se non centinaia di fogli di calcolo Excel. E si parla di decisioni che impattano sulle performance della produzione e sull'intero business aziendale in termini di efficienza, livello di servizio, costi di magazzino e WIP.

 

Vediamo dunque quali sono i rischi derivanti dal pianificare usando fogli di calcolo:

 

1) Semplici modifiche al piano creano laboriose modifiche al file Excel.

In Excel, anche le variazioni più semplici (come modifiche alle date) richiedono una conseguente eliminazione / aggiunta di nuove celle, la variazione dei colori, l'unione / disunione di celle e altre piccole modifiche, a seconda dei casi. La pianificazione e schedulazione diventano laboriose al punto che modifiche ingenti o piani in continuo cambiamento possono assorbire addirittura ore di lavoro del pianificatore e senza la sicurezza che l'output dell'Excel sia corretto.

Situazioni di lavoro temporaneo (ed altro ancora) vengono sovente sminuite come "situazioni uniche" quando la realtà è che tali evenienze si verificano continuamente nella vita di ogni azienda. La soluzione risiede dunque nello sfruttare uno strumento che consente di essere flessibili e di fare modifiche in modo semplice e controllato.

 

2) Le informazioni sono divise in silos dei diversi dipartimenti.

L'uso di Excel porta alla creazione di una molteplicità di file per diversi utenti, dipartimenti e sedi come silos isolati tra loro. Collegare ed unire questi silos quando è necessario ottenere una vista d'insieme a livello aziendale richiede molto lavoro in termini di energie e tempo. Questo isolamento dell'informazione unito alla rapidità dei cambiamenti dei dati di oggi porta ad uno stato di emergenza continuo ed alla creazione di report di gestione che sono obsoleti già dal momento del rilascio.

È pertanto necessario fornire l'accesso allo stesso piano di produzione a più utenti della propria organizzazione attraverso un sistema centralizzato, offrendo agli operatori la possibilità di simulare gli impatti per i diversi dipartimenti mantenendo la versione originale e la visione di insieme. Una volta che le modifiche ai dati portano ad un piano che si rivela migliore, questo deve poter essere facilmente condiviso e reso visibile a tutti in tempo reale così da permettere all'intera organizzazione di raggiungere l'ottimo, funzionando come un'unità coesa.

 

3) Incapacità di raggiungere il piano ottimo.

Un sistema di file Excel esteso e/o disorganizzato rende estremamente difficile cercare informazioni contenute all'interno di un numero elevato di file e non permette di elaborare tutti i dati nel livello di dettaglio necessario. La conseguenza è il dispendio di un enorme quantità di tempo per ottenere risultati che comunque rimangono imperfetti. Se non è possibile identificare in tempo il piano migliore, o se quel passaggio viene saltato perché è un compito che richiede molto tempo all'operatore, si perde il vantaggio che è possibile ottenere e si continua a spendere molto tempo per risultati discreti.

Ognuno investe una gran parte del proprio tempo nel lavoro; non riuscire a massimizzarne i risultati è dunque uno spreco. Ciò che è necessario è una semplice e veloce funzionalità che permetta ricerche a livello aziendale in un batter d'occhio trasformando tutti i dati già presenti nel gestionale in informazioni facili da utilizzare. I dati sono sempre presenti all'interno delle aziende con l'ERP, la difficoltà è sfruttare tutti i dati elaborandoli in informazioni da utilizzare per prendere decisioni sicure e con impatti chiari a tutti i livelli e dipartimenti. Quando i risultati vengono elaborati all'istante calcolando tutti i vincoli di fabbrica e gli interessi dei vari reparti, non si perde tempo prezioso e si raggiunge facilmente un elevato livello di efficienza, riducendo fortemente i costi di produzione.

 

4) È quasi impossibile fare previsioni efficaci e realistiche.

A molte aziende manca completamente la capacità di prevedere in modo dinamico la domanda e la capacità produttiva. Excel non è stato creato per questo tipo di processo. Queste aziende hanno quindi un limite nella generazione di rapporti regolari o ad hoc per diversi livelli di gestione, oppure sprecano un sacco di tempo e fatica perché devono farlo manualmente. In più tutti i dati devono essere copiati e ri-copiati in maniera manuale con un enorme rischio di errore. La mancanza di previsioni costa alle aziende un enorme svantaggio competitivo.

La soluzione a tale problema consiste nel potenziare la propria azienda grazie alla business intelligence di cui necessita per prevedere l'utilizzo di capacità e risorse. Ciò consente di adattarsi ai cambiamenti prima che arrivino, di sfruttare le nuove opportunità di mercato e rimanere sempre un passo avanti rispetto alla concorrenza.

 

5) Excel confina lo scambio di informazioni in un sistema di pianificazione basato su file.

Non è possibile generare una vista specifica dell'utente riguardo le informazioni, da un foglio di calcolo. È quindi necessario distribuire le informazioni in singoli file, uno per ogni utente. ciò significa rischiare quotidianamente enormi errori di comprensione e problemi di comunicazione.

Per avere un azienda coesa bisogna centralizzare i dati a livello aziendale in un unico posto consentendo al contempo agli utenti di accedere ad informazioni che riguardano i loro compiti e bisogni specifici, ogni volta che ne hanno bisogno. Il risultato finale è un risparmio di tempo, di energie ed un miglioramento della comunicazione.

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Conclusioni: 

La pianificazione dovrebbe lavorare per voi... non il contrario!

È comune continuare a utilizzare strumenti e sistemi ingombranti quando non viene dato il tempo di valutare nuove soluzioni o di implementarle nella propria organizzazione.

Quando però si è realistici sulle energie consumate e dalle inefficienze causate dal programmare utilizzando Excel, ci si rende conto che non è possibile perseverare nell'uso di questi fogli di calcolo. I problemi generati da questi sistemi che chiedono il costante lavoro dell'operatore (isolamento dell'informazione in file individuali, impossibilità di effettuare previsioni, impossibilità di raggiungere il piano ottimo e tempi richiesti da tali fogli di calcolo) sono superabili da strumenti appositi che, collegati direttamente al gestionale aziendale, facilitano il compito della pianificazione.

Lo strumento in grado di risolvere tutti i problemi summenzionati migliorando quindi l'efficienza e riducendo i costi è rappresentato dagli APS, software di pianificazione e schedulazione avanzate. Gli APS supportano l'azienda in modo integrato e flessibile in tutte le fasi della programmazione della produzione, dalle previsioni della domanda, alla pianificazione e schedulazione di dettaglio dei reparti produttivi. L'interattività permette all'utente di interagire con lo strumento, sfruttando in modo semplice tutti i dati aziendali, simulando diversi scenari e avendo evidenza degli impatti a tutti i livelli. Questo ciclo avviene in tempo reale permettendo di reagire agli imprevisti e creare piani di produzione solidi considerando tutti i vincoli capacitivi e di materiali.

 

CyberPlan: l'APS più utilizzato

CyberPlan l'APS di Cybertec, si presenta come il migliore tra questi strumenti, grazie alle più moderne tecnologie utilizzate e a più di 25 anni di esperienza con clienti italiani ed esteri.

Le aziende che sostituiscono i numerosi Excel con CyberPlan, hanno in poco tempo riscontrato numerosi vantaggi:

  • Aumentato il livello di servizio fino al 33%;
  • Ridotto i magazzini fino al 50%;
  • Aumentato la produttività fino al 10%;
  • con un ROI entro l'anno.

Questi benefici sono possibili grazie ai forti investimenti in R&D e innovazione, e soprattutto alla stretta collaborazione con centinaia di aziende italiane ed estere, dalla piccola impresa alla grande multinazionale. Questo impegno ha permesso di creare soluzioni complete, potente e semplici usate con successo in tutto il mondo. 

 

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