Workload tracking software: cosa sono e perché utilizzarli

 

Uno strumento non solo per assegnare i compiti al team, ma anche per prevenire i rischi di burnout.

17/10/2022

Tra le responsabilità più critiche del project manager c’è assegnare la giusta quantità di attività a ogni membro della propria squadra. È in questo che consiste il workload di progetto, in una gestione e distribuzione efficiente dei compiti all’interno del team.

L’obiettivo è assicurarsi che le attività di ognuno siano svolte in tempo, ma anche che ci sia un giusto bilanciamento nella quantità di lavoro che ogni membro del team deve svolgere, per evitare la sindrome da burnout, una condizione psicofisica che deriva da una situazione lavorativa percepita come logorante, in cui il lavoratore si sente insoddisfatto dalla propria routine lavorativa e con il tempo può arrivare a distaccarsi mentalmente dal proprio impiego.

Quando gestito in modo corretto, il workload management mette i team nella condizione di lavorare massimizzando le prestazioni e li rende soddisfatti, poiché ognuno sa quale volume di lavoro deve affrontare e riesce a raggiungere risultati qualitativamente migliori in minor tempo.

 

Cos’è un Workload Tracking Software

Un Workload Tracking Software è uno strumento che semplifica le strategie e i processi per distribuire le attività in modo bilanciato, tenendo traccia delle attività che ogni membro del team deve svolgere, sia per quanto riguarda le attività relative ai progetti che quelle di routine o l’indisponibilità.

Mappando le attività e capendo quanto tempo le risorse possono dedicare ai progetti, permette di capire quante attività ogni persona può prendersi in carico. Per avere questi dati, bisogna monitorare:

  • Progetti sui quali il team è impegnato.
  • Attività di routine che riducono il tempo da dedicare ai progetti.
  • Scomporre i progetti in attività e flussi di lavoro più piccoli.
  • Assegnare delle priorità alle attività.

Avendo visibilità su queste informazioni si possono assegnare le attività ai membri dei team in modo efficace. I Workload Tracking software aiutano a inserire e tenere traccia di alcune informazioni, in particolare:

  • Data di inizio e di fine di ogni attività.
  • Risorse assegnate alle attività in base alle competenze, alla disponibilità e alle esperienze.
  • Facilitare la comunicazione con il team e includerlo nella pianificazione.
  • Condividere con le persone i motivi per cui ognuno viene assegnato su un dato compito per aumentare il coinvolgimento e impostare il livello delle aspettative fin da subito.

È poi importante mantenere visibilità sull’avanzamento dei progetti per sapere se e dove intervenire per modificare i carichi. Monitorare tutte queste attività e aggiornare i dati a mano richiederebbe molto tempo, invece un software permette di avere tutte le informazioni sempre aggiornate e in un unico luogo.

 

Perché utilizzare un Workload Tracking Software

Quando i team lavorano in ambienti multi-progetto, gestire i carichi di lavoro può essere ancora più difficile. In questo contesto il workload management influisce sulla capacità di pianificare in modo accurato, di allocare in modo efficiente le risorse e di impostare date di scadenza fattibili.

Sottovalutare l’importanza di assegnare a ogni membro del team un carico di lavoro appropriato, significa incorrere in problemi che a lungo andare possono portare alla perdita di membri chiave del team, che non riconoscono più un equilibrio tra lavoro e vita privata, e di conseguenza a costi più elevati, dati dalla perdita di professionalità specializzata. Invece, gestendo i carichi di lavoro in modo ottimale, ogni membro del team si sente adeguatamente sfidato, motivato e produttivo.

I workload tracking software raccolgono informazioni provenienti da calendari del personale, allocazione delle risorse, strumenti di monitoraggio della gestione dei progetti, report sull’impiego del personale e la pianificazione della forza lavoro. In questo modo offrono una panoramica sulle attività di progetto e danno maggiori informazioni su tutta la gestione di un team. Nel fare ciò, fanno risparmiare tempo e rendono le informazioni comprensibili e condivisibili grazie a report e grafici dettagliati.

workload-tracking-software-2La visualizzazione del calendario su CyberPlan RSP

 

Le funzionalità di un Workload Tracking Software

Le caratteristiche prioritarie che tutte le aziende si aspettando da un software di questo tipo riguardano il supporto nella pianificazione delle attività, tenendo traccia del tempo e favorendo la collaborazione.

  • Integrazione: il software si deve integrare con il gestionale e altri sistemi in uso nell’azienda per agevolare la raccolta dei dati in un unico luogo, per garantire dati aggiornati a tutti i sistemi e per conferire agli utilizzatori un maggior senso di controllo. L’implementazione deve essere facile e non richiedere troppo tempo.
  • Algoritmi di pianificazione: per automatizzare compiti ripetitivi e supportare la pianificazione, soprattutto in ambito multi-progetto dove la complessità è maggiore. Gli algoritmi facilitano la pianificazione dei workload dando più sicurezza, velocità ed efficacia nel prendere le decisioni, riducendo al minimo la possibilità di errore umano, anche grazie alla possibilità di simulare scenari.
  • Skill e carico raggruppato: il mercato in evoluzione richiede sempre più di avere delle risorse specializzate. I Workload Tracking software più evoluti permettono di gestire le risorse in base alle skill specifiche, allocarle strategicamente e anticipare la domanda relativa a queste figure.
  • Visibilità multi-orizzonte: permette di avere una visione sia nel dettaglio che di alto livello sul lavoro del team, con la possibilità di passare dalla strategia di portafoglio alle attività giornaliere velocemente.

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La visualizzazione dei carichi delle risorse e delle assegnazioni su CyberPlan RSP

 

CyberPlan RSP: il Workload Tracking Software

Gestire in modo efficiente i lavoratori e la loro produttività è essenziale per un’azienda che vuole lavorare bene. Utilizzare un sistema che automatizzi questi compiti, con tutti i benefici connessi, può agevolare di molto il lavoro dei project manager che devono gestire team impegnati su più progetti.

CyberPlan RSP risponde a questa esigenza e fornisce gli strumenti per avere un carico delle risorse ottimizzato e sempre aggiornato, per gestire diversi tipi di attività e le risorse in base alle skill.

Scopri come avere più visibilità sui tuoi team e renderli più collaborativi e produttivi.

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